Lavorare da casa offre molti vantaggi, tra cui la flessibilità di impostare la propria routine di lavoro, risparmiando tempo e denaro, eliminando gli spostamenti quotidiani e consentendo addirittura di avviare un’attività con costi minimi. Ma perché tutto funzioni come si deve, organizzare un ufficio all’interno della propria abitazione richiede la creazione di uno spazio che promuova l’efficienza di un ambiente di lavoro non tradizionale.
Introduzione
Il cosiddetto “smart working“, che in periodo di COVID-19 va per la maggiore – perché consente alle aziende di risparmiare e al lavoratore di attenersi alle indicazioni di distanziamento sociale- non rappresenta solo l’opportunità di compiere le proprie mansioni comodamente in ciabatte, ma anche l’opportunità di coltivare passioni e trovare anche forme integrative di guadagno online nei momenti di pausa: aprire un blog, fare affiliazioni (dando vita a quelle che in gergo vengono definite “rendite automatiche“), diventare Youtuber condividendo con la Rete il proprio talento
Ti consigliamo di definire un’area di lavoro professionale che ti permetta di tenere separata la tua attività lavorativa dalla tua vita personale, sia che tu svolga un lavoro autonomo, sia che l’azienda per cui lavori ti consenta lo smart working .
Identifica ciò di cui hai realmente bisogno
Ciò di cui avrai bisogno nel tuo ufficio dipenderà dal tipo di lavoro che svolgi. Potresti aver bisogno di una piccola scrivania che ti permetta di utilizzare solo il tuo computer, oppure di un tavolo più grande o un’area di lavoro più strutturata, nel caso tu svolga attività di grafica o architettura, per esempio. Un consulente potrebbe necessitare di uno spazio aggiuntivo per l’archiviazione di numerosi documenti o un’area riservata all’incontro con i clienti. Un fotografo potrebbe aver bisogno di uno studio per gli scatti o di uno spazio in cui riporre i suoi strumenti di lavoro e gli apparecchi di illuminazione.
Nel caso di dipendenti aziendali, il datore di lavoro dovrebbe fornire tutti gli strumenti necessari all’attività in smart working, come workstation, computer, tablet o cellulari, elettronica dedicata o l’apparecchiatura specifica del settore.
Ti consigliamo di fare una lista dettagliata di tutto quello che ti serve per creare un ufficio a casa e di impostare uno spazio che soddisfi tali requisiti prima di decidere arbitrariamente che un qualsiasi angolo in una qualsiasi stanza potrebbe andare “abbastanza bene”.
Scegli un’area dedicata
Idealmente, il tuo ufficio dovrebbe trovarsi in una zona tranquilla che ti permetta un po’ di privacy. Ciò è particolarmente importante se condividi la casa con un coniuge, figli o coinquilini.
Potresti scoprire che quella stanzetta in più che ora utilizzi come sgabuzzino potrebbe tornarti molto utile per isolarti dal rumore del resto della casa se sarai spesso al telefono.
Oppure potrebbe avere senso scegliere una stanza vicino all’ingresso principale se dovrai incontrare spesso dei clienti. Potresti aver bisogno di uno studio dedicato separato dal resto della casa se hai bisogno di spazio per distribuire attrezzature professionali e tecnologiche.
Considera l’illuminazione
Imposta il tuo ufficio a casa in modo che abbia molta luce. In generale, lavorare con una fonte di luce naturale ti consentirà di dare il meglio: la luce calda, come quella del fuoco ad esempio, favorisce il rilassamento, mentre la luce fredda, come quella del giorno, migliora la produttività e la vigilanza, ed è proprio questa la condizione che vogliamo creare in un ufficio a casa. Inoltre, l’esposizione alla luce del giorno può influire positivamente anche sul tuo benessere fisico e mentale. Può ridurre il mal di testa e l’affaticamento degli occhi, consentendoti di essere più produttivo su una base quotidiana e più in forma in generale sul lungo termine.
Anche l’idea di aggiungere un tocco di verde, aggiungendo una o due piante al tuo spazio di lavoro potrebbe aiutarti a migliorare il tuo benessere. Diverse ricerche scientifiche hanno infatti dimostrato che la presenza di qualche pianta in ufficio può aumentare la produttività e renderti più felice mentre lavori.
Usa un telefono dedicato (mobile o fisso)
Uno dei tanti vantaggi del lavoro da casa è la riduzione delle spese generali, ma tali risparmi potrebbero essere controbilanciati da spese che sarai costretto a sostenere se decidessi di condividere dei costi aziendali con quelli domestici, come ad esempio quelli telefonici.
Inoltre, il messaggio vocale della segreteria di casa può sembrare poco professionale e rischia di confondere i clienti che si aspettano un messaggio specifico per la tua attività e, se usi lo stesso telefono fisso per casa e lavoro, rischi di far rispondere al telefono un bambino o un altro familiare.
Avere un telefono dedicato per il tuo ufficio a casa, incluso un telefono cellulare, ti consente di separare il tuo lavoro dalla vita personale, mantenendo i confini che possono aiutare sia te che i tuoi clienti.
Evita le distrazioni
È facile distrarsi quando non hai un capo o un manager che ti guarda sempre alle spalle, e questo è particolarmente vero se tieni con te nel tuo ufficio oggetti che possono disturbare la tua concentrazione, come smartphone personali o tablet.
Avere il tuo sempre a portata di mano il tuo smartphone potrebbe ridurre la tua produttività, rappresentando una costante tentazione a distrarti o a fare pause inutili.
Probabilmente, se sei un lavoratore autonomo, non potrai permetterti quelle ore sprecate giocando con il telefono e, se sei un dipendente aziendale, il tuo capo esaminerà attentamente il tuo lavoro, per assicurarsi che tu non svolga altre attività mentre sei pagato per lavorare da casa.
Occasionalmente potresti dover utilizzare i tuoi dispositivi per lavoro, ma il tuo ufficio domestico sarà uno spazio più produttivo se hai un posto dedicato dove riporre smartphone, tablet e altri gadget quando non sono in uso.
Separa la vita professionale da quella personale
Evita che la tua vita personale si riversi nella tua vita professionale e viceversa. Se sei un lavoratore autonomo, la creazione di un conto bancario aziendale è il primo passo per aiutarti a evitare di mischiare le spese personali con quelle aziendali.
Archivia assegni, posta, registri dei clienti e registri finanziari in un posto dedicato nel tuo ufficio, anziché conservarli insieme a documenti personali.
E soprattutto, tiene completamente separate le fatture e ricevute legate alla tua attività da tutte quelle che riguardano spese personali: questo ti aiuterà anche a livello fiscale.
Trova un modo per scandire il tempo
Diversi studi (ad esempio questo, che suggerisce la regola 52 minuti lavoro, 17 minuti di break) hanno dimostrato che fare brevi pause ad intervalli regolari durante le quali ci si alza e ci si muove un po’ aiutano ad essere più produttivi. Questi brevi periodi di riposo mentale interrompono momentaneamente il flusso lavorativo ma possono migliorare notevolmente la concentrazione, aiutandoti a scandire e monitorare il tempo.
Chi lavora da casa, molto spesso tende a perdere il senso del tempo che passa, rischiando un carico di lavoro eccessivamente stressante. Per questo è bene individuare un modo per tenere traccia del tempo nel tuo ufficio a casa, che si tratti di un orologio sul muro o della sveglia sul telefono.
Monitorare il tempo ti incoraggerà a interrompere la tua giornata lavorativa in modo efficace e ti aiuterà a mantenere un orario di lavoro regolare e un sano equilibrio tra vita professionale e vita privata.
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